Кадровое делопроизводство. Аудит.

Аудит кадрового делопроизводства - это комплексная, профессиональная оценка системы кадрового документооборота на предмет его соответствия Трудовому кодексу РФ, а также внутренним требованиям организации.

Кадровое делопроизводство нуждается в аудите довольно часто:

  • при смене сотрудника, который вел кадровое делопроизводство;
  • при смене руководства организации;
  • при приближающейся плановой проверке трудовой инспекцией;
  • при угрозе проверки после увольнения недовольного сотрудника;
  • при приведении кадровой документации в порядок и/или при внесении в нее изменений в соответствии с Трудовым кодексом.

Как правило, аудит кадрового делопроизводства можно провести самостоятельно, поручив данный процесс сотрудникам кадровой службы. Но помните, что поставив такую задачу перед «своими», вы рискуете получить неправильную оценку сложившейся ситуации: оценка может быть совсем не объективной.

С чем это связано?

Во-первых, «свои» сотрудники фактически будут проводить аудит собственной работы.

Во-вторых, от результатов аудита может зависеть оплата их труда.

В-третьих, этим же сотрудникам, вероятно, придется исправлять найденные ошибки в случае их обнаружения и по-новому организовывать кадровое делопроизводство, т.е. новые правила по улучшению их работы.

Именно поэтому к проведению аудита следует отнестись с полной серьезностью и ответственностью, приглашая аудиторов извне. В этом случае вы получаете возможность:

а) сэкономить время;

б) получить дополнительный источник в виде знаний и опыта со стороны внешних консультантов.

Кадровое делопроизводство. Виды аудита:

1. «Общий аудит».
Общий аудит предполагает проверку в полном объеме, т. е. на всех работников вашей компании. Рассматриваются все документы по учету труда и его оплаты (трудовые книжки, Т-1, Т-2, Т-5, Т-8 и т. д.), сверяются все кадровые документы по каждому работнику на соответствие друг с другом.

План исправлений разрабатывается индивидуально.

2. «Обзорный аудит».

При проведении обзорного аудита делается выборка отдельных документов для выявления системных ошибок, проверяются все обязательные бумаги для ведения документооборота, но при этом не делается сверка оных на соответствие друг с другом. Что же касается выборки, то она производится на основе данных, которые предоставляются нашим клиентом в предварительной анкете-заявке.

Обзорный аудит предоставляется в виде отчета, где указываются примеры выявленных нарушений с реквизитами документа. Такой отчет позволяет увидеть общую картину состояния и ведения кадровых документов.

3. «Целевой аудит».

Целевой аудит включает проверку лишь той документации, которую необходимо исследовать в соответствии с целями и пожеланиями нашего заказчика. В качестве примера: документы иностранных работников, только трудовые книжки сотрудников для проверки Пенсионным фондом и т. п.

Этапы работ по аудиту кадрового делопроизводства:

1. Согласование и уточнение условий и перечня выполняемой работы.

2. Заключение договора о проведении тех или иных услуг в рамках аудита.

3. Проверка и оценка правильности ведения и оформления кадровых документов.

4. Выявление нарушений в оформлении, систематизации и хранении документации согласно требованиям Трудового кодекса РФ.

5. Составление списка рекомендаций по ликвидации выявленных нарушений и восстановлению кадровой документации.

Преимущества аудита кадрового делопроизводства:

  • снижение рисков и финансовых потерь в виде штрафов, которые могут быть связаны с проверками по соблюдению Трудового кодекса;
  • минимизация рисков, связанных с трудовыми спорами и жалобами сотрудников в правоохранительные и государственные органы;
  • эффективное и юридически грамотное выстраивание кадровой политики компании.

Аудит кадрового делопроизводства. Стоимость и гарантии

Стоимость заказа услуг аудита в нашем агентстве рассчитывается с учетом объема требуемых работ. Также на стоимость влияют индивидуальные особенности клиентской компании: это и штат, и количество нормативных актов и т. д.

Так, например, средняя стоимость «Общего аудита» такова:

 

Полный аудит кадровой документации
Количество сотрудников Стоимость
от 1 до 10 5 000 рублей
от 11 до 200 500 рублей за человека
от 201 до 500 450 рублей за человека
от 501 до 3 500 по договоренности

 

По «Целевому аудиту» и «Обзорному аудиту» цену обговариваются индивидуально.

Гарантии подтверждаются:

а) ссылками на нормативные акты и точные статьи, что позволяет проверить данные анализа и рекомендации (при наличии законодательного регламента по данному вопросу);

б) конфиденциальностью предоставленной для экспертизы информации;

в) заключением двустороннего договора оказания услуг, согласно которому агентство несет ответственность за соответствие результатов аудита Трудовому кодексу РФ.